Comment gérer éléctroniquement des documents?

:mega: Bonjour et bienvenue sur le fil d’actualité sur la Gestion électronique des documents,

L’Incubateur des Territoires vous partage une synthèse des retours, des besoins et des services qui ont été évoqués au cours de rencontres avec d’autres collectivités territoriales :

Les constats partagés par des collectivités :

Il existe différents niveaux de maturité parmi les collectivités : certaines ont déjà mis en place la signature électronique, certaines sont encore 100% papier et s’interrogent sur sa mise en place, certaines enfin, utilisent un mix papier/électronique.

:point_right: Il est difficile de dématérialiser et d’archiver les documents de notre collectivité :

  • Les collectivités présentes ont évoqué 4 domaines particulièrement concernés par la dématérialisation : le périscolaire, l’urbanisme, la commande publique et les RH.
    Aujourd’hui, la dématérialisation y est hétérogène, que ce soit en termes de domaines (certains dématérialisés et d’autres non) ou de processus de bout en bout (numérisation de documents au départ papier, ou réimpression de documents numérisés).
  • La dématérialisation est notamment impulsée par l’Etat (dématérialisation de la commande publiques, des factures, …) et attendue par les citoyens.
  • Certaines catégories de populations éloignées du numérique (certains agents, jeunes ou séniors) doivent être guidées dans ce processus.
  • Les élus sont parfois difficiles à convaincre ou à aligner, notamment dans les petites communes ou les intercommunalités où il est plus difficile de démontrer l’impact de la dématérialisation.
  • Avec de la pédagogie et de la formation, les agents sont enclins à aller vers davantage de dématérialisation.
  • Pour les collectivités, la problématique de la dématérialisation est avant tout une problématique d’organisation, qui doit être accompagnée en temps, en ressources et en financements.
  • L’archivage est une problématique majeure dans les collectivités avec une hétérogénéité des pratiques et des moyens (outillage, compétences d’archiviste dédié, …). Le stockage et l’archivage soulèvent des problématiques dans le quotidien de travail des agents (règles de nommage, de classement, gestion des documents de travail par rapport aux documents finaux…) et dans son outillage et sa traçabilité réglementaire (respect des délais de conservation des documents probants, alertes et/ou suppression automatiques à la fin des délais réglementaires, saturation des espaces de stockage…).
  • Le manque d’interfaçage entre les multiples outils est déploré car il fait perdre du temps.

:point_right: Le temps de délai de signature des documents est trop long :

L’une des problématiques les plus remontées par les collectivités en lien avec l’Incubateur des Territoires est celle du délai de signature :

  • une problématique autour des documents qui nécessitent différents niveaux de signature, cela prend du temps ;
  • un manque d’harmonisation des pratiques au sein des agglomérations : certaines collectivités sont déjà passées à la signature électronique, d’autres pas encore.
  • une multiplicité d’outils difficiles à interfacer, qui ne répondent pas à l’ensemble des besoins de signature ;
  • une réticence au changement de la part des agents concernés, habitués au papier.
  • une gestion des circuits des documents qui n’est pas toujours bien maîtrisée avec parfois des pertes de documents ou des erreurs de destinataires ;

Le sujet de la signature électronique est devenu critique pendant la crise du COVID et a poussé certaines collectivités à accélérer sa mise en place.

Selon les collectivités, le sujet est avant tout organisationnel. Il est prioritaire de s’y atteler mais il nécessite :

  • une approche pluridisciplinaire entre archivistes, informaticiens, principaux producteurs ;
  • un accompagnement des métiers et des usagers au changement vers de nouveaux outils et processus.

Enfin, les collectivités indiquent que l’élu a un rôle clé à jouer : soit il est moteur/acteur de la démarche, soit il doit être convaincu/embarqué.

Outil soutenu par l’incubateur des territoires de l’ANCT
:construction: Un comité France Relance est en cours d’organisation. Il sélectionnera des outils à financer via une enveloppe de 30 millions d’euros dédiée à la coconstruction de services numériques mis à disposition des collectivités intéressées.

Ces besoins, constats et outils ont été collectés au cours d’un atelier avec des collectivités volontaires dans le cadre de la consultation France Relance - Transformation Numérique des collectivités territoriales.

Retrouvez Le support de post-its de l’atelier : Miro | Online Whiteboard for Visual Collaboration

:speech_balloon: Agent ou élu de collectivités territoriales ? Vous avez d’autres constats, besoins ou pistes de solutions ? N’hésitez pas à enrichir ce fil de discussion !

Bonjour, j’ai participé à l’atelier du 3 juin sur cette thématique et je me tiens à votre disposition pour continuer à travailler sur le sujet. L.Bernaz

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Bonjour Lucien,

Merci pour votre message, nous aurons bientôt les résultats du comité de sélection. Nous pourrons commencer à travailler avec vous et d’autres agents et élus territoriaux pour développer des outils en code ouvert à disposition du plus grand nombre de territoires.

Nous revenons vers vous au plus vite,

Très belle fin d’été,

Marine

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