Comment collaborer en transversalité et à distance?

:mega: Bonjour et bienvenue sur le fil d’actualité sur la collaboration en transversalité et à distance,

L’Incubateur des Territoires vous partage une synthèse des retours, des besoins et des services qui ont été évoqués au cours de rencontres avec d’autres collectivités territoriales :

Les outils cités par les collectivités :

  • Solution InterStis https://www.interstis.fr/ Interstis est une plateforme collaborative qui facilite le travail à distance et en équipe. Pour des organisations plus sûres, durables et humaines.
  • Trello Collaborez, gérez des projets et atteignez de nouveaux sommets en matière de productivité. Depuis un gratte-ciel ou un bureau à domicile, la façon dont votre équipe travaille est unique. Accomplissez toutes vos tâches avec Trello.
  • Deck https://uncloud.univ-nantes.fr

:construction: En construction : membre d’une collectivité ? Partagez avec d’autres agents et élus des outils qui vous sont utiles en la matière via le bouton Répondre ci-dessous.

Outil soutenu par l’incubateur des territoires de l’ANCT
:construction: Un comité France Relance est en cours d’organisation. Il sélectionnera des outils à financer via une enveloppe de 30 millions d’euros dédiée à la coconstruction de services numériques mis à disposition des collectivités intéressées.
Les constats partagés par des collectivités :

:point_right: La circulation des informations n’est pas assez importante, les pratiques de travail ne sont pas harmonisées et il est difficile d’idientifier les compétences utiles au projet au sein de la collectivité lorsque les équipes ne sont pas toutes au même endroit ? :

Le sujet collaboration au sein des collectivités est un irritant au quotidien pour l’ensemble des agents, d’autant plus avec le développement du télétravail, et qui se traduit par :

  • Une perte de temps (refaire, recopier, synthétiser par manque de pratiques partagées ou d’outils communs)
  • Une perte d’informations
  • Une perte d’énergie par la multiplication des outils à utiliser en fonction de son interlocuteur.

La collaboration se décline via plusieurs fonctions, chacune présentant ses propres problématiques :

  • Le partage de document : -
    problème d’accès sécurisé (VPN), problème de gestion des droits d’accès
  • L’échange et la communication :
    Inflation du nombre d’e-mail, plusieurs heures par jour pour les gérer, les trier (éliminer le bruit des informations pertinentes)
    Une absence de canaux (chat / visio) qui permet d’adapter la communication en fonction du contexte (le mail, dénominateur commun, est utilisé pour tous les échanges, alors qu’il n’est pas le plus adapté).
    Une absence de point organisé par la direction (problème de management et d’organisaiton)
  • Produire ensemble :
    Outils bureautiques ne permettant pas la collaboration sur un même document génère du versioning (= redondance, besoin de synchronisation),
    l’envoi de pièce jointe (= encombrement des boîtes mails)
  • S’organiser :
    Suivre et piloter des projets : pas ou peu d’outils en interne, limitant la capacité à se coordonner efficacement.

En transverse à ces sujets, se posent les questions :

  • Du choix des outils (en particulier en cas d’absence de DSI), idéalement en prenant en compte les problématiques de cybersécurité, de souveraineté numérique et de logiciels libres
  • D’un déploiement technique simplifié pour les petites collectivités (approche packagée)
  • D’un besoin d’acculturation, aussi bien à l’utilisation des outils qu’au partage de pratiques communes au sein d’une même collectivité
  • De comment lever les freins des managers au changement (de pratiques, d’outils, de transparence)
  • La collaboration implique dont à la fois une réflexion sur les outils (avec une approche « clé en main » pour les plus petites collectivités), mais également sur la culture et la transformation des pratique.

:point_right: Il est difficile d’avoir de la visibilité sur les projets en cours, de piloter et de prendre des décisions à distance :

La collaboration à distance pour les agents comporte deux facettes.

  • Le travail au quotidien, la coordination de plusieurs corps de métier, des équipes : « on détruit et reconstruit sans anticiper d’autres interventions sur la voirie. »
  • La visibilité sur l’avancement des projets, avec des outils/formalismes hétérogènes mais également une temporalité entre opérationnels et élus bien différente (il faut donner les informations de plus en plus rapidement et de manière précise).

Ces problèmes sont liés notamment à l’organisation qui floute les responsabilités (« parfois on reçoit des requêtes, mais nous ne sommes pas légitimes pour répondre » « un poisson pourrit toujours par la tête, au plus haut niveau il faut être capable d’être clair sur les objectifs qui sont fixés, et avoir l’adhésion de tous. »), et démultiplie les décisionnaires (« on ne sait pas où diffuser l’information et à qui »), les réunions peu productives.

Les personnes impactées sont les agents, les prestataires (à qui plusieurs commanditaires vont faire des demandes en parallèle sans concertation) mais avant tout in fine, les usagers qui manquent d’information et subissent ces dysfonctionnements. Les participants estiment qu’on pourrait réduire le temps de réunion de 60%. Les réunions devraient être limitées à 1h et 6 participants et avoir un objectif clair énoncé en amont. Le temps de décision est jugé comme très long (6 mois pour décider un investissement sur un logiciel par ex.).

Ces problèmes sont fréquents (tous les projets sont concernés) et s’amplifient avec le temps, notamment dans un contexte de distanciation physique.

Ces besoins, constats et outils ont été collectés au cours d’un atelier avec des collectivités volontaires dans le cadre de la consultation France Relance - Transformation Numérique des collectivités territoriales.

Retrouvez Le support de post-its de l’atelier : Miro | Online Whiteboard for Visual Collaboration

:speech_balloon: Agent ou élu de collectivités territoriales ? Vous avez d’autres constats, besoins ou pistes de solutions ? N’hésitez pas à enrichir ce fil de discussion !