Faciliter l'accès aux équipements sportifs et culturels municipaux

Nous souhaitons partager le travail que nous avons effectués sur le sujet suivant :

Pour un meilleur accès aux équipements 🏋🏿‍♂ sportifs et :art: culturels municipaux ?


Ce sujet qui a été portée en consultation par le PNI et la commune de Fronton. Fronton qui se situe au cœur du vignoble AOP éponyme et à mi-chemin entre Toulouse et Montauban.
Une très grande volumétrie et vitalité associative et une richesse des équipements sportifs et culturels, sont présents à Fronton. Cependant, aucun outil n’est disponible à la fois pour les usagers, les agents municipaux et les associations elles mêmes.

Nous avons donc travaillé à ce projet en plusieurs étapes, et vous trouverez les éléments que nous avons constitués tout au long du projet, et avec les quels j’ai pu accompagner l’équipe.

La première étape était de pouvoir valider ou invalider l’hypothèse de départ, en se confrontant aux différents publics.
Afin de répondre à ces questions, nous avons procédé à une enquête ciblant plusieurs catégories de publics :

→ Agents municipaux, directement impliqués dans la gestion des équipements ou directement concernés dans l’exercice de leurs missions par la qualité de cette gestion. Y ont été associés des élus responsables du secteur associatif.
→ Représentants des associations frontonnaises, sportives et culturelles, utilisateurs privilégiés des équipements municipaux et facilitateurs de l’accès aux équipements des habitants de notre ville et du bassin de vie ;
→ Habitants de la ville ou du bassin de vie.



LA MÉTHODE

La méthode de l’enquête a été adaptée à chaque catégorie de public. Ainsi, si nous avons conduit des entretiens semi-directifs avec le personnel municipal et les représentants associatifs, nous avons essayé de toucher le plus grand nombre d’habitants au moyen d’un questionnaire en ligne diffusé par tous les supports de communication municipale du 24 juin au 11 juillet 2021.

Puis par la suite, nous avons effectué une analyse des résultats pour chaque type de population.
Nous avons ensuite priorisé l’ensemble des fonctionnalités qui nous semblaient indispensables pour construire le prototype est par la suite le MVP.
grâce à cela, nous avons pu crée le prototype que vous trouverez ici : https://kwenduparis.wixsite.com/equipements-fronton

Nous sommes alors passé en phase d’expérimentation.

FEUILLE DE ROUTE & INDICATEURS POUR LA PHASE D’EXPERIMENTATION :

Afin d’avoir un impact centré utilisateurs, et un apport de valeur maximum à moindre coût; nous avons divisé nos actions en quatre grandes phases.

I. Premier test du prototype

20 septembre au 1er novembre 2021

La version prototype du site sera proposée telle qu’elle l’est actuellement pour une évaluation à un panel composé des responsables associatifs, agents et habitants ayant manifesté leur disponibilité à l’issue de l’enquête liminaire du projet. Des explications sur la nature du produit et sur le rôle de cette étape dans l’avancement du projet seront fournies.

Les participants au test seront invités à formuler des observations par écrit (retour de mail) ou de vive voix (agents et responsables associatifs).

L’objectif de cette première étape est de vérifier si :

  • Le prototype répond a minima aux attentes des différentes catégories d’usagers quant aux informations fournies et aux fonctionnalités proposées. Sachant pour rappel qu’il s’agit d’une version minimum afin que l’outil apporte de la valeur avec un minimum “d’effort” et de coût;
  • L’information est agencée d’une façon accessible et agréable ;
  • L’utilisation est facile.

Indicateurs quantitatifs et qualitatifs : nombre de réponses collectées et degré de satisfaction exprimé lors des retours

II. Consolidation du prototype

1er au 15 novembre 2021

Le prototype sera amendé et consolidé sur la base des observations et suggestions formulées à l’issue de l’étape I.

III. Enrichissement et développement des fonctionnalités du site

15 novembre 2021 au 31 janvier 2022

Cette étape est consacrée à l’enrichissement du site sur les trois volets information / communication / interaction :

  • Répertoire complet des équipements municipaux
  • Charte d’utilisation des équipements municipaux
  • Coordonnées et contacts des responsables municipaux (agents et élus)
  • Répertoire complet et actualisé des associations
  • L’offre complète des services municipaux aux associations
  • Guides pratiques pour l’organisation d’évènements associatifs
  • Mise en place de l’espace membre avec intégration des comptes et calendriers partagés et rédaction du guide d’utilisation de l’espace membre
  • Mise en place du formulaire de contact et élaboration du protocole de traitement des demandes par les agents

Indicateurs quantitatifs :

  • Niveau de complétude des opérations énumérées ci-dessous

IV. Mise en service expérimentale

1er février 2022 au 31 mars 2022

Le site sera lancé le 1er février pour une mise en service expérimentale. Il fonctionnera donc en parallèle avec les méthodes actuelles de dialogue avec les associations et les usagers et de gestion des équipements municipaux sportifs et culturels.

Une campagne de communication multicanaux (communication numérique, Journal municipal, contacts directs entre les agents et les élus avec les associations et les usagers) visera à faire connaître le nouveau site et à inciter les associations et les usagers à l’utiliser.

Cette campagne de communication sera complétée à mi-parcours d’une enquête en ligne censée mesurer le niveau de satisfaction des utilisateurs à l’égard du site.

Indicateurs quantitatifs :

  • Nombre de comptes associatifs crées
  • Nombre de comptes actifs
  • Nombre d’événements inscrits sur les agendas partagés
  • Nombre de connexion au site
  • Durée de connexion sur les pages et identification des onglets les plus sollicités
  • Nombre de visiteurs qui reviennent
  • Nombre de demandes d’information, d’intervention et de services formulées via le site
  • Nombre de demandes d’information, d’intervention et de services traitées
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Un grand bravo et merci beaucoup d’avoir pris le temps de ce partage détaillé !
Très intéressé de suivre la suite des aventures, de vos succès et des points plus délicats que vous rencontrerez.

Je suis aussi très curieux d’en savoir plus, en particulier sur l’interface. Est-il possible de consulter le prototype, ou bien d’avoir une démo ?

J’ai l’impression que je travaille sur un projet plus ou mois similaire : la cartographie des tiers-lieux / lieux de médiation en Bourgogone. Le besoin est de créer un outil pour faciliter la vie des citoyens et de rendre mieux lisible/visible l’offre du territoire proposé par les tiers-lieux.
On cartographierait donc les lieux, et leurs « capacités » (ressources) :

  • Le matériel à disposition (V1)
  • Les espaces à disposition (V1)
  • Les services disponibles (V1)
  • Les évènements organisés (V2)

Je me demande s’il y a des briques logiciel qu’on pourrait éventuellement mutualiser ? (notre plateforme est open source)

Bien à vous,
Pierre

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